Ab dem 1. Januar 2025 ändert sich für alle inländischen Unternehmen einiges in puncto Rechnungsstellung: Die E-Rechnung wird Pflicht! Aber keine Sorge, wir schauen uns an, was das für Dich konkret bedeutet und wie Du Dich optimal darauf vorbereiten kannst.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Daten in einem elektronischen, maschinenlesbaren Format vorliegen. Das heißt, es reicht nicht mehr, nur ein einfaches PDF zu verschicken. Stattdessen müssen die Rechnungsinformationen in einer strukturierten Form bereitgestellt werden, damit sie automatisch weiterverarbeitet werden können.
Welche Formate gibt es?
Für die E-Rechnung gibt es vor allem zwei gängige Formate:
- ZUGFeRD 2.0: Das ist ein hybrides Format, das aus einem PDF (also einem Sichtbeleg) und einer strukturierten XML-Datei besteht. Es ist besonders praktisch im B2B-Bereich, weil man einen gut lesbaren Rechnungsbeleg hat und die maschinelle Verarbeitung gleichzeitig möglich ist.
- XRechnung: Dieses Format wird besonders für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verwendet (B2G-Bereich) und enthält die Daten in reiner maschinenlesbarer Form.
Beide Formate entsprechen der EU-Norm 16931 und gelten als gültige E-Rechnungsformate.
Warum reicht ein einfaches PDF nicht mehr aus?
Ein reines PDF enthält nur das Bild einer Rechnung, aber keine strukturierten Daten. Es kann daher nicht automatisch ausgelesen werden. Spätestens ab 2028 gilt ein einfaches PDF im B2B-Bereich sogar nur noch als „sonstige Rechnung“ und ist nicht mehr zulässig. Deswegen ist es ratsam, sich schon jetzt mit den zulässigen E-Rechnungsformaten vertraut zu machen.
Was musst Du ab dem 01.01.2025 tun?
Ab diesem Datum musst Du sicherstellen, dass Du E-Rechnungen empfangen kannst. Dies betrifft alle Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen (B2B) verkaufen oder erbringen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind hiervon jedoch nicht betroffen. Trotzdem lohnt es sich, auch an Privatkunden Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu verschicken, da dieses Format sowohl den rechtlichen Anforderungen genügt als auch gut lesbar ist.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, bestimmte Umsätze fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Dazu gehören:
- Steuerfreie Lieferungen und Leistungen
- Kleinbetragsrechnungen unter 250,00 €
- Der Verkauf von Fahrtkarten
Wie sieht der Übergangsplan aus?
Damit der Umstieg auf die E-Rechnungspflicht nicht zu abrupt kommt, gibt es einen 3-Phasen-Plan:
- Phase 1: 01. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026
- Papierrechnungen verlieren ihren Vorrang.
- Du kannst weiterhin Papierrechnungen versenden
- Andere elektronische Formate (z.B. PDF) dürfen nur noch versendet werden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
- E-Rechnungen dürfen ab dann von jedem Unternehmen verschickt werden. Daher ist es wichtig, dass Dein Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellt.
- Phase 2: 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 Euro dürfen nur noch elektronische Rechnungen im B2B-Bereich versenden.
- Kleinere Unternehmen (unter 800.000 Euro Umsatz) dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen versenden.
- Das EDI-Verfahren ist ebenfalls zulässig.
- Phase 3: Ab 01. Januar 2028
- Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden – ganz gleich, wie hoch der Umsatz ist.
Fazit: Jetzt handeln und vorbereitet sein
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag erst mal nach zusätzlichem Aufwand klingen, aber sie bringt auch viele Vorteile mit sich. Weniger Papierkram, einfachere Verarbeitung und eine bessere Nachvollziehbarkeit sind nur einige davon. Kümmere Dich also am besten frühzeitig darum, dass Dein Unternehmen den Empfang und Versand von E-Rechnungen sicherstellen kann.
Falls Du noch tiefer in die Materie einsteigen möchtest, haben wir eine ausführliche Info-Broschüre für Dich vorbereitet, die Du hier herunterladen kannst.
Für alle Nutzer von DATEV Unternehmen Online ist in der Anwendung „Belege Online“ der Empfang von E-Rechnungen bereits vollständig implementiert. Du musst also nichts weiter veranlassen. Bei der Nutzung von DATEV Auftragswesen next ist auch bereits der Versand von E-Rechnungen möglich, so dass Du hier Deinen gewohnten Prozess einfach fortführen kannst. Die DATEV hat hierzu bereits ein Video-Tutorial erstellt:
Auch für unsere Mandanten aus dem E-Commerce, die unseren Partner easybill für die Rechnungserstellung einsetzen, hat easybill bereits das ZUGFeRD-Format und das XRechnungs-Format vollständig implementiert:
Bleib also entspannt und bereite Dich rechtzeitig vor, dann wird die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht in 2025 ein Leichtes für Dich!
Natürlich unterstützen wir Dich auch gerne bei der Implementierung der E-Rechnung in Deinem Unternehmen und stehen für alle Fragen rund um das Thema zur Verfügung.
Beste Grüße
Dipl.-Kfm. (FH) Sebastian Maisel
Steuerberater
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